Caja registradora para empresarios individuales: cómo elegir, procedimiento de registro y reglas de uso

Los propietarios de su propio negocio conocen de primera mano cuántas dificultades están asociados con la creación o el desarrollo de su propio negocio. ¿Cuáles son todas las sutilezas legales con respecto al uso de los medios para contabilizar los ingresos y gastos de los fondos? Para la mayoría de los empresarios individuales, la cuestión es especialmente aguda si una caja registradora es obligatoria y si es posible realizar negocios sin usarla.

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¿Necesito una caja registradora para un empresario individual en 2019

Para empezar, es importante aclarar lo que se quiere decir por este concepto. Las cajas registradoras (en lo sucesivo, KKM, KKT) son equipos que ayudan a las agencias tributarias y otras agencias gubernamentales a ejercer supervisión y control. Con la ayuda de KKM, se monitorea el movimiento de fondos recibidos por un empresario en la prestación de servicios o la venta de bienes. Los dispositivos ayudan a mantener registros y recopilar información para informar.

La legislación prevé la abolición de las cajas registradoras para empresarios individuales. Se permite negarse a utilizar el PCC, pero en este caso, a petición del comprador, el vendedor está obligado inmediatamente a proporcionar un documento de pago equivalente, que son los formularios de notificación. BSO, y estos, por ejemplo, recibos, boletos, boletos de temporada, etc., deben contener los detalles completos del empresario.

Hasta hace poco, los empresarios individuales podían realizar actividades comerciales sin utilizar cajas registradoras. Con la adopción de una nueva ley en 2016, la situación ha cambiado. Según él, todos los empresarios estaban obligados a utilizar KKM, quienes, al llegar a un acuerdo con los compradores, utilizan efectivo o tarjetas bancarias para pagos que no son en efectivo. El control de la ejecución del programa se confía a las autoridades fiscales.

Desde febrero de 2017, el registro de una caja registradora para un empresario individual del formato anterior ha cesado, tales dispositivos no podían transmitir información en línea. No todos los empresarios individuales quedaron satisfechos con esta decisión. Las autoridades tomaron en cuenta este momento, por lo que permitieron cambiar gradualmente a equipos de un nuevo tipo. Las fechas se determinaron con base en el régimen tributario utilizado por el empresario individual y el tipo de servicios que se le brindan.

Objeto de KKM

Hay dos tipos principales de cajas registradoras. El primero son los dispositivos portátiles. Son dispositivos pequeños con funcionalidad limitada. El kit básico incluye componentes como una tira de control de formato electrónico, un módem GSM o GPRS integrado, un lector de tarjetas electrónicas y un teclado integrado. Los dispositivos son ideales para principiantes. El segundo tipo son los dispositivos estacionarios que se utilizan en los grandes puntos de venta. Constan de muchos módulos (teclado, monitor, lectores de tarjetas, dispositivos de impresión).

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El proceso de trabajar con cajas registradoras para empresarios individuales es simple y no difícil. Con su ayuda, puede realizar una serie de operaciones:

  • Transmitir información de compra en tiempo real a su operador de datos fiscales (en adelante, el operador, OFD). Los representantes de las autoridades fiscales y otras autoridades reguladoras, así como el propietario de la empresa, pueden recibir datos sobre todos los cálculos realizados en línea.
  • Generación de cheques en formato electrónico. El cheque en papel habitual se puede complementar con una versión electrónica. Puede enviarse por correo electrónico o SMS.
  • Suministro de impresión de documentos fiscales. Las cajas registradoras están equipadas con una unidad fiscal especial, gracias a la cual puede imprimir cualquier documento necesario bajo pedido.

En cuanto a la operación directa del KKM, vale la pena mencionar aquí las capacidades estándar de los dispositivos, lo que aumenta la velocidad del servicio al cliente y elimina el error del vendedor:

  • ingresar datos sobre el producto;
  • síntesis de información sobre los parámetros de cada unidad;
  • ingresando la cantidad de dinero recibido del comprador;
  • recuento de cambios instantáneos;
  • impresión del recibo;
  • indicación e impresión de información de informes sobre transacciones financieras con un cliente.

Cómo se ve una caja registradora en línea para un empresario individual

La legislación no define el concepto de “caja registradora en línea”. Este es el nombre de todas las cajas registradoras que registran información sobre una unidad fiscal. Este es un dispositivo especial que encripta y protege los datos fiscales que se transmiten en tiempo real al operador. El dispositivo brinda a las autoridades fiscales la oportunidad de no verificar la caja registradora, ya que toda la información les llega automáticamente. Además, el comprador siempre puede solicitar una copia del recibo y el propietario de la empresa se deshace de la necesidad de completar numerosos informes sobre los pagos aceptados.

Las cajas registradoras se presentan en varias variedades. Cada uno tiene sus propias características, pero todos tienen un acumulador fiscal:

  • TPV-terminales. No necesita conectarse a una computadora personal para trabajar. Tienen un potente procesador, pantalla a color de tipo táctil y están equipados con una impresora de recibos.
  • Cajeros automáticos. Pequeños dispositivos que funcionan de forma independiente sin conectarse a una computadora. Son un dispositivo con una pequeña pantalla y un teclado. Imprima recibos en cinta estrecha gracias a una pequeña impresora incorporada.
  • Registradores fiscales. Dispositivos estacionarios que no tienen unidad ni pantalla en su diseño. Están conectados a computadoras y tabletas con un software especial y funcionan como una impresora para imprimir recibos.

Actualmente, se está desarrollando un nuevo tipo de caja registradora en línea, que permitiría utilizarlo en el trabajo de las tiendas en línea. Con su ayuda, al pagar los bienes en la red, los datos sobre la operación realizada se enviarían, por un lado, a los servicios de impuestos y, por otro, al comprador (por analogía con una tienda estacionaria). Los terminales inteligentes también se están generalizando: dispositivos móviles que son fáciles de usar y pueden usarse en todas partes para asentamientos de acuerdo con las leyes fiscales.

Regulación legal normativa

Las cuestiones relacionadas con el uso de cajas registradoras se detallan claramente en la Ley Federal Nº 54-FZ (22 de mayo de 2003). Periódicamente se le realizan cambios, los más recientes se remontan a finales de 2017. En su mayoría, se relacionan con la hora de inicio del uso obligatorio de las cajas registradoras. Cada vez, para ciertos grupos de empresarios individuales, se traslada a una fecha posterior. Gracias al documento adoptado, se definen claramente los puntos principales sobre los propios KKM:

  • debe haber un número de serie en la caja;
  • debe contener un reloj de tiempo real;
  • es posible instalar un acumulador fiscal dentro del dispositivo (al actualizar un dispositivo antiguo);
  • debe estar presente un dispositivo de impresión (integrado o enchufable);
  • es posible generar documentos fiscales en formato electrónico y transmitirlos instantáneamente;
  • aceptar la confirmación de que el operador ha recibido (no recibido) datos fiscales;
  • la capacidad de imprimir códigos de barras en documentos fiscales.

Quién está obligado a utilizar cajas registradoras

Al realizar pagos por bienes y servicios en el territorio de Rusia, la presencia de una caja registradora es obligatoria para un empresario individual, con la excepción de algunos casos previstos por la ley. La introducción de la CCP se lleva a cabo en etapas y depende del sistema tributario elegido por un empresario individual:

Fecha de introducción

Categorías de contribuyentes

31.03.2017

  • Vendedores de bebidas alcohólicas (incluida la cerveza) independientemente del impuesto régimen.

01.07.2017

  • OSNO.
  • USN.
  • ECHN.

01.07.2018

  • Contribuyentes que apliquen PSN y UTII, pero con la condición de que hayan contratado trabajadores empleados en el comercio o la restauración.
  • Al pagar con tarjeta o utilizar servicios especiales (por ejemplo, Yandex Checkout) en línea en tiendas en línea.

01/07/2019

  • Empresarios individuales que prestan servicios a la población (no se tiene en cuenta el sistema tributario utilizado).
  • Emprendedores sin trabajadores contratados que utilizan PSN o UTII.

Según la ley, existe una lista de empresarios individuales que son exentos del uso de la tecnología de caja registradora. Se analizarán a continuación, pero también tienen sus limitaciones. Las exenciones no se aplicarán si existe un comercio de productos sujetos a impuestos especiales, como alcohol o tabaco. El trato preferencial no se aplica a los empresarios individuales que utilizan dispositivos automáticos para realizar pagos (máquinas expendedoras).

Tipos de actividades de IE sin caja registradora

No está prohibido aceptar efectivo y usar la caja registradora de estilo antiguo en áreas de difícil acceso y asentamientos con una población de menos de 10 mil personas (con excepción de ciudades distritales y regionales, tipo asentamientos urbanos). A esto hay que sumarle los empresarios que trabajan bajo el sistema de patentes o imputados, porque los ingresos recibidos no se consideran la base para el cálculo de los pagos de impuestos. Cuando los compradores les preguntan, simplemente escriben un cheque.

La lista exacta de áreas de actividad que no están comprendidas en el uso obligatorio de las cajas registradoras figura en la Ley N ° 54-FZ. No será superfluo ponerse en contacto con la autoridad fiscal local, ya que se pueden adoptar leyes locales sobre la posibilidad de no utilizar la caja registradora, teniendo en cuenta el OKVED (Clasificador de Actividades Económicas de toda Rusia).

Los siguientes tipos de actividades no serán sancionados por trabajar sin CCP:

  • Venta de revistas, periódicos y productos relacionados en quioscos. El volumen de su venta debe ser al menos la mitad de la facturación total. Un requisito previo es que los ingresos se contabilicen por separado para este grupo.
  • Venta de valores.
  • Venta de cupones (billetes) para transporte público urbano, siempre que se vendan en el habitáculo del vehículo.
  • Servicios de catering prestados en organizaciones de educación general durante el proceso educativo, y son utilizados únicamente por los propios estudiantes y empleados de esta institución.
  • Comercio realizado en ferias y exposiciones.
  • Al vender refrescos y helados en quioscos.
  • Comercio procedente de camiones cisternas de leche, kvas, aceite vegetal, pescado vivo, queroseno.
  • Comercio de temporada de hortalizas, frutas, melones y calabazas.
  • Recepción de la población de materiales reciclables. La excepción es la chatarra, los metales preciosos y las piedras.
  • Trabajos de reparación y pintura de calzado.
  • Venta de distribución de mercancías, si no requieren condiciones especiales de almacenamiento.
  • Aserrado de leña.
  • Fabricación de llaves y reparación de mercería metálica.
  • Arado de huertas.
  • Venta de productos de artesanía popular hechos por ellos mismos.
  • El funcionamiento de las farmacias si están ubicadas en áreas rurales.
  • Porteros en aeropuertos y estaciones de tren.
  • Alquiler de viviendas de propiedad privada.
  • Supervisión y atención de enfermos, discapacitados, ancianos y niños.
  • Actividades de instituciones religiosas en la prestación de servicios a la población o venta de literatura y parafernalia.
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Costos de compra y mantenimiento

Adicionalmente, el rubro de gasto es la compra de nuevos equipos y su servicio. Hay varias formas de ahorrar dinero. En primer lugar, no siempre es necesario reemplazar un dispositivo antiguo por uno nuevo. Antes de comprar un dispositivo, debe averiguar si es posible actualizar un dispositivo existente (instalando una unidad fiscal en lugar de una cinta de control electrónico - EKLZ). Si esto no es posible, es necesario comprar un CCP solo de la lista de modelos que están aprobados por el Servicio de Impuestos Federales (en adelante, el FTS).

En segundo lugar, antes de utilizar el servicio para configurar y mantener cajas registradoras en línea, consulte con su banco si se ofrece un descuento adicional como cliente de la institución. No olvide elegir un operador de datos fiscales. La lista de OFD que tienen derecho a hacer esto es aprobada por una comisión especial, después de lo cual se publica en el sitio web oficial del Servicio de Impuestos Federales. En la siguiente tabla, puede ver los costos aproximados en los que se deberá incurrir al usar la caja registradora:

Partida de coste

Importe, rublos

Modernización de la caja registradora existente

De 5 mil

Compra de equipo nuevo

De 25 mil

Instalación de software

Desde 5 Cerdocyon

Fondos transferidos por los servicios del proveedor de Internet

Desde 500 / mes

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Operador de servicios de datos fiscales

Desde 3 mil / mes

Dónde y cómo comprar una caja registradora para un empresario individual

Según la legislación rusa, un empresario individual tiene derecho a utilizar solo aquellos dispositivos que hayan pasado la certificación y el registro estatal. Dado que cada dispositivo tiene una fecha de vencimiento, debe actualizarse periódicamente y, si es imposible hacerlo, debe reemplazarse. Es preferible comprar KKM en tiendas especiales, y puede encontrar una lista detallada de dispositivos aprobados para su uso en el sitio web de FTS. Al elegir un modelo adecuado, puede estudiar de forma independiente las configuraciones del CCP o ponerse en contacto con un especialista para obtener ayuda.

Dependiendo de los requisitos, el costo y la versión de los dispositivos pueden diferir. Entonces, por ejemplo, para principiantes con baja rotación, es mejor usar dispositivos portátiles portátiles económicos, por ejemplo, Mercury-180 u Orion-105. Para quienes comercian en pequeños pabellones, se recomienda mirar más de cerca los modelos equipados con huchas (AMC-100) o lector de códigos de barras (Barcode-M).

El servicio del equipo está a cargo de una empresa de servicios con la que el proveedor de servicios debe celebrar un contrato. Según él, la empresa realiza reparaciones, mantenimiento e inspección periódica de la caja registradora. Cada mes, el técnico realiza una inspección preventiva y, si es necesario, reemplaza las piezas de repuesto. Una vez finalizado, se redacta un acto de trabajo completado. Si el dispositivo falla, la IP recibe un dispositivo similar mientras dure la reparación.

Cómo elegir

Antes de comprar un equipo de caja registradora, el empresario individual debe determinar los criterios que servirán como los principales al elegir el modelo óptimo para hacer negocios:

  • Diseño. En el mercado moderno existen dispositivos de varias configuraciones, desde pequeños dispositivos portátiles hasta dispositivos masivos. Los modelos más simples, que pesan alrededor de 900 g, son perfectos para los representantes de los servicios de mensajería. También serán insustituibles para los principiantes. Los automóviles serios que están equipados con funciones adicionales son una solución rentable para los propietarios de grandes espacios comerciales.
  • Ubicación donde se instalará el instrumento. Si el área de la habitación es pequeña, los PCC compactos o medianos servirán.
  • Capacidad para trabajar sin conexión. El criterio es importante a la hora de elegir dispositivos móviles. Para los PFC estacionarios, este indicador no es tan importante, ya que operan constantemente desde una fuente de corriente alterna.
  • Identificación. La opción se usa si una gran cantidad de vendedores trabajan en el punto de venta. En este caso, cada usuario puede ingresar al sistema con su propio nombre de usuario.
  • La presencia de la base de memoria. La mayoría de los modelos modernos están equipados con esta oportunidad, que ayuda a crear una base de datos de bienes o servicios para informes detallados.
  • Velocidad de impresión. Una función importante cuando hay un gran flujo de clientes, por ejemplo, en grandes puntos de venta. Un promedio de 8 líneas por segundo es ideal para minoristas pequeños y medianos. Los registradores fiscales tienen la velocidad más alta, alrededor de 40 líneas por segundo.
  • Conecte los dispositivos periféricos. Varios dispositivos están conectados a dicho KKM, por ejemplo, básculas o lectores de códigos de barras. La función ayuda a facilitar el trabajo del cajero y ahorrar tiempo de servicio.
  • Modo de operación de temperatura. Es importante prestar atención a este indicador cuando se planea usar el dispositivo al aire libre o en habitaciones con condiciones especiales de temperatura.

¿Cuánto cuesta una caja registradora para un empresario individual?

El sitio web oficial del servicio de impuestos contiene un registro de fabricantes y modelos de PCC que han pasado el registro estatal y están autorizados a utilizar el empresario individual. Para su revisión, la siguiente tabla proporciona información sobre el precio promedio de los modelos populares vendidos en Moscú:

Fabricante del producto

Nombre del modelo

Costo del PCC, rublos

Atol

90F

14K

60F

33K

Evotor

7.2 Estándar FN13

26 mil

7.2 Alco FN36

46 mil

10 Terminal inteligente FN36

38K

Dreamkass

Dreamkass-F

10K

VIki Mini

30 Cerdocyon

Viki Classic

55K

Shtrikh-M

Elwes-MF Wi-Fi

13K

Código de barras MPAY-Ф

14 mil.

EKAM

Estacionario

20K

Tienda online

22,5 mil

Courier

19,5 mil

Registro de una caja registradora para empresarios individuales

- equipo de caja registradora. Es posible registrar una ECC solo en la oficina de impuestos, siguiendo el siguiente algoritmo:

  1. Elección de un modelo adecuado, teniendo en cuenta las particularidades de la actividad empresarial.
  2. Compra de una caja registradora a un proveedor especializado o en un centro donde posteriormente será atendida.
  3. Recolección y preparación de los documentos necesarios:
    • declaración de registro en 2 copias;
    • log KM-4;
    • log KM-8;
    • pasaporte técnico KKM más muestra de referencia;
    • contrato de arrendamiento o certificado de propiedad del local donde se ubicará la caja registradora;
    • Adhesivo holográfico especial que confirma el servicio.
  4. Presentación de documentos en la oficina de impuestos del lugar de registro del empresario individual (!). Si el empresario tiene una firma electrónica, puede registrar un nuevo dispositivo de forma remota.
  5. Obtención de una tarjeta de registro. Debe ser emitido por la oficina de impuestos a más tardar cinco días hábiles después de la transferencia de documentos.
  6. Fiscalización de la caja registradora por el inspector de impuestos.

Sanciones por el trabajo de un empresario individual sin caja registradora

No todos los empresarios individuales están obligados a comprar equipos de caja registradora, pero esos ciudadanos para quienes este momento es obligatorio, deben recordar que para ellos, como para un funcionario, la responsabilidad administrativa está prevista en violación de la ley:

  • evasión del uso de PCC - de 10 a 30 mil.rublos
  • violación repetida, si la cantidad de volumen de negocios no contabilizado es más de 1 millón de rublos - suspensión de actividades por hasta 90 días;
  • uso de equipo no contabilizado o defectuoso (incluso sin acceso a Internet y almacenamiento fiscal) - 1.5-10 mil rublos;
  • evasión de emitir un cheque (en papel y / o electrónico) - 2-10 mil rublos.

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